آکادمی و موسسه علمی پژوهشی ابن سینا

‌نامه همراه مقاله اولین و مهم‌ترین شاخصی است که هر ویراستار برای اتخاذ تصمیم‌های مهم آن را بررسی می‌کند. چرا یک مقاله باید بدون داوری و ارزیابی رد شود؟ سه دلیل اصلی وجود دارد. اولاً ممکن است مقاله در خوزه مجله ما قرار نداشته باشد. گاهی تنها به این دلیل که بهتر است یک مقاله در مجله متفاوتی منتشر شود بهترین مقاله‌ها را رد می‌کنم (در صورت امکان سعی می‌کنم مجله مناسب را پیشنهاد کنم تا نویسنده مقاله خود را به آن مجله ارسال کند). دلیل دیگر برای رد مقاله بدون داوری، ضعف نگارشی آن به زبان انگلیسی است. البته هر کسی که مقاله را به زبانی غیر از زبان مادری و ملی خود می‌نویسد برای من بسیار محترم است- کاری که شاید خود من از عهدة آن نتوانم بربیایم. اما اگر داوران قادر به درک معنی جملات نباشند، نمی‌توانند شایستگی فنی مطالعه  را ارزیابی نمایند. من هرگز وقت ارزشمند داوران افتخاری خود را هدر نمی دهم مگر آنکه تصور کنم محتوای مقاله روشن و قابل درک است. اگر مقاله به این دلیل رد شود، از نویسندگان می‌خواهم مقاله خود را جهت ویرایش به یک شخص انگلیسی‌زبان تحویل دهند (و یا در بهترین حالت از خدمات ویرایش در بازار استفاده کنند) و سپس مجدداً آن را برای ما ارسال کنند. در نهایت اگر مشخص شود مقاله نه ماهیت نوین دارد و نه معنی‌دار است، ویراستار مقاله را بدون داوری رد می‌کند.
بنابراین هدف نویسنده در نگارش نامه همراه مقاله باید روشن باشد: ارائه اطلاعات کافی برای کسب اطمینان از اینکه مقاله بدون داوری رد نخواهد شد. با در نظر داشتن این موضوع در ادامه به چند توصیه در مورد نگارش نامه همراه مقاله اشاره خواهد شد.

نامه همراه مقاله ساختارمند

نامه همراه مقاله همانند نامه تجاری استاندارد نگارش یافته و در اختیار سردبیر قرار می‌گیرد. این نامه باید دقیق و متمرکز باشد- بیشتر از یک صفحه نباشد و حاوی تمام اطلاعاتی باشد که ویراستار برای اتخاذ تصمیم مناسب برای رد/ارسال برای داوری به آن نیاز دارد. 
من یکی از طرف‌داران سرسخت چکیده‌های ساختارمند هستند (به فصل شش مراجعه کنید) که در آن مهم‌ترین حوزه‌های موضوعی مورد نیاز در چکیده با اضافه کردن عناوین فرعی و بخش‌های فرعی مشخص می‌شوند (یعنی ساختار). با به عاریه گرفتن این ایده، ساختار از قبل تعیین شده باعث می‌شود نامه همراه مقاله بسیار مؤثر و کاربردی باشد. کار خود را با مقدمه/ ادای احترام نامه تجاری استاندارد آغاز کنید. سپس در متن مقاله، با یک یا دو جمله برای هر موضوع ساختار زیر را تکمیل کنید:
اطلاعات مقاله: عنوان مقاله ارسال شده و نوع مقاله (نامه، مقاله عادی، مقاله بخش ویژه، مرور، سردبیری، مکاتبات و غیره). اگر مقاله خود را برای بخش ویژه ارسال کرده‌اید به عنوان بخش ویژه اشاره کنید.
مسئله‌ای که بررسی شده است: چه مسائلی زمینه‌ساز انجام این مطالعه بوده‌اند؟ چه شکافی پر شده است؟ زمینه گسترده‌تر برای این مطالعه چیست؟
بداعت مطالعه: در مطالعه حاضر چه چیزی جدید است که قبلاً منتشر نشده است؟ " تا جایی که می‌دانیم این اولین گزارشی است که نشان می‌دهد ...."
اهمیت مطالعه: چرا محتوای جدید که در بالا به آن اشاره شد حائز اهمیت است؟ تأثیر احتمالی آن بر این رشته چیست؟
تناسب با مجله حاضر: چرا این مطالعه به مجله حاضر تعلق داشته و مورد خوشایند مخاطبان آن قرار می‌گیرد؟ انتشار این مقاله چه نفعی برای مجله دارد؟ (با حوزه مجله آشنا شوید). مشخص کنید که آیا مقاله حاضر بر پایه مطالعاتی که قبلاً در این مجله منتشر شده‌اند استوار است و یا به نحو دیگری دارای ارتباط مستقیم با مقالات این مجله است. 
انتشار دوگانه: "مقاله حاضر قبلاً منتشر نشده و اکنون تحت چاپ، تحت داوری قرار نداشته و جهت انتشار به مجله دیگری ارسال نخواهد شد". 
تاییدینه نویسنده: "کلیه نویسندگان مقاله ارسال شده را مطالعه و تایید کرده و با ارسال آن برای مجله حاضر موافقیت می نمایند". 
در نهایت، نامه همراه مقاله را با نام و اطلاعات تماس جهت ارتباط با نویسنده به پایان برسانید.
مواردی که باید در نامه همراه مقاله از آنها اجتناب شود عبارات مربوط به اغراق یا گزافه گویی در مورد نتایج، نتیجه‌گیری هایی که مورد حمایت داده‌های موجود در مقاله قرار ندارند، جملاتی که به صورت کلمه به کلمه از متن مقاله کپی‌برداری شده اند (لطفا چکیده را کپی و پیست نکنید!) و زیاده روی در جزئیات فنی هستند. به خاطر داشته باشید که نامه همراه مقاله باید کوتاه و خلاصه باشد- تنها کافی است به مهم‌ترین مطالب اشاره کنید. 
اگرچه رعایت ساختار برنامه همراه مقاله همیشه مدنظر من قرار دارد، نویسندگان در نهایت آزادی می توانند از سایر رویکردهای قراردادی استفاده کنند. اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات فوق‌الذکر در نامه همراه مقاله قید شده‌اند. در رابطه با سایر مجلات، می‌توان در فرآیند ارسال آنلاین به این توصیه ها اشاره کرد، بنابراین نیازی به نامه همراه مقاله وجود ندارد.